El Div se divide entre las compras de Insumos, Productos o Bienes de Uso, el cuadro siguiente resume la diferencia entre los tres tipos de compras
Compras | Objetivo | Pedido de compra | Controles |
Insumos | Gestionar la compra de materiales, materias primas e insumos de administración para la producción o consumo interno. | - Automáticamente x stock min.
- Por requerimiento
- En forma directa
| - Monto Max x Art
- Monto Máx x Stock
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Bienes de Cambio | Gestionar la compra de los productos que vende la empresa | - Automáticamente x stock min
- En forma directa
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Bienes de Uso | Gestionar la compra de los bienes de uso que necesita la empresa para su funcionamiento. | | - Pres. Económico
- Pres. Financiero
- Monto Max x Art
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Para realizar el proceso de Orden de Compra se puede en distintos niveles
NIVEL 1
- Requerimiento de Compra (Insumos y Bienes de uso)
DIV Requerimientos
Para efectuar el requerimiento se desplegará una página de requerimiento de compras, en la cuál se deberá especificar:
- Destino del requerimiento: se entiende como destino del requerimiento, a la actividad, proceso, empresa, sucursal o departamento al cual se van a asignar los artículos o servicios a adquirir.
Seguidamente, por cada artículo necesario, se especificará:
- Artículo o servicio: se ingresa al articulo solicitado, mediante texto (Bienes de Uso) o seleccionando en el arbol(Insumos)
- Cantidad: en unidades de medida de compra.
- Fecha de necesidad del artículo o servicio.
- Notas.
Se darán de alta tantos requerimientos de solicitud de bienes de uso como tantas jerarquías destinos se hayan seleccionado en la pantalla, es decir, se agruparan los bienes por jerarquía destino y por cada grupo llegara un requerimiento diferente a cada RC de esas jerarquías.
Además se le da de alta un requerimiento recibido, el cual se encontrará en proceso mientras los artículos se encuentren en el listado pendientes de compra, estos saldrán de ahí cuando pasen a formar parte de una orden de compra, o se rechacen. Cuando el último artículo es procesado, se finaliza el requerimiento y se envía un resumen al RP.
Al guardar el sistema verifica si está activado el control presupuestario nivel 1, si es así se realiza el control, si pasa el mismo se envía el requerimiento de solicitud de Insumos, sino se manda un requerimiento de solicitud de autorización previo al anterior.
- Asignación de insumos (Insumos)
Solo para el caso que se soliciten insumos el responsable de compras puede según lo solicitado y cantidades que posee en stock:
- Asignar el total pedido y esto se restara del stock.
- Asignar una parte y rechazar el resto (el sistema obliga a mandar una causa de rechazo por insumo).
- Asignar una parte y comprar el resto o comprar el total (el sistema obliga a mandar una causa de asignación por insumos).
- Rechazar el total del insumo (el sistema obliga a mandar una causa de rechazo por ese insumo).
- Rechazar el pedido completo (el sistema obliga a mandar una causa de rechazo por el total del pedido).
La asignación del insumo genera una disminución de la cantidad en stock del mismo y una entrada en la tabla de movimientos de stock.
Una vez finalizada las asignaciones, rechazos, etc. sobre el requerimiento se manda a la persona que solicito los insumos un mensaje que incluye un resumen de lo que ocurrió por cada uno (asignaciones, rechazos, compra de lo solicitado o parte de lo solicitado).
NIVEL 2
- Compra Pendientes (Insumos, Productos, Bienes de Uso)
Mediante este proceso se puede crear una necesidad de compra de un artículo
- Desde el Req. De Insumos
- Directamente en el Div de compras.
- Desde una planificación de Stock por stock Mínimo
- Pedido Automático de Compras (Insumos y Productos)
Periódicamente, el sistema verificará que la existencia de insumos o bienes de cambio, que no se encuentre por debajo del stock mínimo, y emitirá requerimientos de compras automáticos para aquellos artículos cuyo stock alcance el mínimo. La cantidad de artículos, será la necesaria para alcanzar un promedio ponderado, entre la cantidad mínima, y cantidad máxima del artículo.
Adicionalmente, se indicará que el requerimiento de compra, fue emitido en forma automática. Dicho requerimiento, será enviado por el usuario SYSTEM, y llegará al RC por defecto.
NIVEL 3
Nueva Orden de Compra
Desde el listado de compras pendientes se puede elegir seleccionar la compra pendiente e ir a generar la nueva Orden de Compra.
Puede suceder que el articulo a comprar ya este asociado con un artículo de un proveedor, si es así el proveedor ya viene seleccionado pero se puede cambiar el mismo.
También se puede hacer una Orden de Compra directamente.
Al guardar el sistema verifica si está activado el control presupuestario nivel 3, si es así se realiza el control, si pasa la OC queda en OC en Proceso, sino pasa a OC Pendientes para ser autorizadas.
Control Presupuestario
En cualquiera de los dos casos anteriores al guardar, las órdenes de compra se verifican si pasa los controles,
Si los supera pasan al listado de la órdenes de compra Emitidas, y se podrán imprimir o enviar por mail al proveedor
Sino pasan al listado de Órdenes de Compra Pendientes ya que están pendientes a ser autorizadas por lo tanto no se pueden imprimir.
Si se autorizan pasan a Órdenes de Compra Emitidas sino pasan a Órdenes de Compras rechazadas
El responsable de compras recibirá un mensaje si la compra no fue autorizada.
Tipos de Controles
· Presupuesto económico (Bienes de Uso)
- Se consultara el monto de presupuesto anual asignado que tiene la jerarquía para el rubro en particular, lo gastado hasta ese momento en el año para ese rubro, y el gasto flotante que existe (pedidos que existen de esa jerarquía en ese rubro y que todavía no se han asignado).
· Presupuesto Financiero (Bienes de Uso)
- Funcionará de manera similar al del presupuesto económico, pero verificando en el mes de la orden de compra.
· Monto máximo de articulo (Insumos y Bienes de Uso)
- Se verifica que el precio unitario del activo por la cantidad a comprar no supere cierto monto configurado por país, si esto sucede, no pasara el control.
- Para este caso al pedir autorización se deben enviar 3 cotizaciones de la compra en cuestión.
· Monto máximo en stock (Insumos y Productos)
- Para este control se calcula el monto existente en ese momento en stock (cantidades de artículos, multiplicados por su precio unitario). Existe un monto máximo de stock por jerarquía, y las compras que se realicen para el stock, junto con lo comprado no pueden superar dicho monto, esto aplica para compras por stock mínimo y compras voluntarias del RC.
Autorización de compras de insumo
En el caso de que se dispare cualquier control, se pedirá automáticamente autorización para generar la OC mediante un requerimiento, si la compra se autoriza, se podrá imprimir la OC, sino, se rechazara y pasara al listado de OC rechazadas, avisando luego al RP.
Desde el DIV Ordenes de Compra se puede listar todos los comprobantes con sus respectivos datos y autorizaciones, filtrando por Tipo de Bien, colocando Periodo Mes/Año y/o por Número de Comprobante.
Desde los distintos Estados de Comprobantes se pueden realizar la siguientes operaciones:
Para Compras Pendientes:
- Realizar Compra Directa: Se debe se buscar articulo/producto o insumo, colocar cantidad y fecha correspondiente
- Generar Orden de Compra: se crea nueva orden de compra con sus respectivos datos
- Eliminar: Se elimina Compra Pendiente seleccionada
- Imprimir: Permite generar un PDF con el listado de los comprobantes filtrados
Para Ordenes de Compra en Proceso (O/C):
- Enviar OC por mails: envía Orden de Compra al mail asignado del Proveedor
- Ver OC enviadas: Se visualiza Ordenes de Compras enviadas al rango de fechas Desde/Hasta seleccionado. Ademas, se puede enviar OC que se encuentran pendientes.
- Modificar: Se puede modificar todo los campos de la OC
- Eliminar: No se pueden eliminar OC Finalizadas
- Finalizar Orden de Compra: Al seleccionar OC y hacer clic en acción, se finaliza automáticamente OC, las misma se podrán visualizar filtrando O/C Finalizadas
- Imprimir: Permite generar un PDF con el listado de los comprobantes filtrados
Para Ordenes de Compra y Remitos Internos (R/i) Finalizados: Solo Imprimir
Para Remitos Internos Pendientes:
- Eliminar: Se elimina Remito Interno Pendiente seleccionado
- Imprimir: Permite generar un PDF con el listado de los comprobantes filtrados